C’est en ce sens que, chaque année, une table-ronde regroupe professionnels, experts et cinéastes autour d’une des nombreuses thématiques que recouvre l’enjeu de la conservation : la question des formats (pellicule, vidéo, numérique), celle du son, celle de l’édition et des circuits d’exposition, de la salle aux festivals, des ponts possibles avec la recherche, etc. Plus encore qu’un simple lieu d’échanges, ces différentes rencontres visent, à terme, la progressive structuration d’une filière intégrée.
Les rendez-vous européens du documentaire de patrimoine proposent aussi à des porteurs de projets de restauration d’œuvres documentaires de les présenter dans le cadre du festival aux professionnels de la diffusion (programmation de festivals, distribution, exploitation, plateformes/VoD). Au-delà de nourrir des projets de diffusion autour des films restaurés, l’enjeu de ces rendez-vous est de favoriser l’émergence d’un réseau de diffusion multicanal qui assurent des débouchés au documentaire de patrimoine.
La sélection des projets fait l’objet d’une recherche active auprès des institutions et des structures privées européennes impliquées dans la restauration et la diffusion de films du patrimoine.